Lá thư điện tử chuyên nghiệp nhất và những yếu tố không nên có!
E-mail (thư điện tử) đã và đã trở thành một trong những phần luôn luôn phải có trong các việc và giao tiếp của mọi người khi bước chân vào môi trường công sở. Phương thức bạn giao tiếp qua e-mail sẽ bộc lộ cho đối tác thấy được mức độ bài bản của bạn.
Tiếp sau đây là một số trong những sai lầm thịnh hành khi viết thư điện tử mà chúng ta cần tránh.
Có thái độ thiếu nghiêm túc
Một e-mail chuyên nghiệp nên được thể hiện với ngôn từ và văn phong lịch sự, phù hợp. Đó không hẳn là nơi dành cho ngữ điệu nói, từ lóng hay các biểu tượng cảm xúc. Trong những việc mang tính tương tác đòi hỏi tính bài bản, tốt hơn là hãy để sự hài hước thoát khỏi e-mail trừ khi chúng ta biết rõ người nhận. Điều đó cũng biểu lộ thái độ tôn trọng của bạn với những người nhận.
>>> Bạn có thể tìm rất nhiều tin tức công việc mới nhất và gửi email xin việc tại website việc làm https://timvieclamnhanh.vn/. Cập nhật ngay!
Lỗi chính tả
Lỗi chính tả là một trong những điều bạn nên vâng lệnh để viết một thư điện tử bài bản. Chính do, qua đó người được nhận có thể đánh giá và nhận định không cao về bạn và điều ấy có thể gây mất thiện cảm với đối tác chiến lược và cũng tác động đến ngành việc làm bây giờ và sự nghiệp về dài lâu. Vì thế, hãy dành thời giờ xem lại một số lần thư điện tử trước khi gửi để chắc chắn các điều bạn viết không tồn tại sai sót.
Những sự không tương đồng, bất đồng quan điểm
Nếu bản thân bạn đang gặp những bất đồng với đồng nghiệp hoặc nhìn thấy mục tiêu của điều ấy, bạn không nên bàn luận điều đó qua thư điện tử. Mọi vướng mắc, rắc rối nên được xử lý bằng cuộc trao đổi thẳng thắn. Nó sẽ dễ dàng hơn việc lao vào bàn phím với việc giận dữ với người khác vào mức bốc đồng. Điều ấy chỉ khiến cho luận điểm càng có thể trở nên xấu đi mà thôi. Bạn cũng nên tránh các ngôn từ “mang sự khiêu khích” khiến cho bản thân mình phải hối hận sau đây.
Đơn thôi việc qua e-mail
Một điều chắc chắc trước khi xin rời bỏ công ty bạn phải có thông báo đến cấp trên và đồng nghiệp. Nhưng việc chỉ gửi một số dòng ngắn gọn qua e-mail sẽ không thể hiện sự bài bản của bạn. Hãy ý kiến đề nghị một cuộc trò chuyện một cách trực tiếp với quản lý của bạn để đàm luận về điều này. Như thế, các bạn sẽ để lại dấu ấn tốt cho tất cả mọi người ở lại.
Gửi cùng 1 e-mail cho các đối tượng người dùng khác biệt
Với nội dung chính cần chuyển tải, bạn cũng cần xác định từng đối tượng người tiêu dùng để định hướngphong cách viết và dùng từ ngữ cho hợp lý và phải chăng. Nếu như người được nhận lại là khách hàng, khách hàng đối tác mới, văn phong nên thể hiện sự long trọng, lưu ý đến cách trình diễn và lối hành văn làm thế nào để cho phù hợp. Còn với người cộng sự thì chúng ta có thể sử dụng những từ ngữ thân thiện hơn nhưng vẫn bảo đảm thanh lịch. Vì vậy, khi viết e-mail, bạn nên tùy thuộc vào yếu tố hoàn cảnh, đối tượng người dùng để có cách thức trình diễn hoạt bát cho thích hợp.
Gửi quá nhiều file đính kèm
Trong mọi tình huống, chúng ta nên giữ thông điệp cần truyền tải thật ngắn gọn trong file đính kèm không có vô số hình ảnh, đồ họa. Người được nhận sẽ không có thời gian để xem tương đối đầy đủ các file này. Bạn nên nêu nội dung chính kèm theo 2-3 bức ảnh, file mô tả cần có. Như thế sẽ giúp thư điện tử của bạn dễ dàng đã có được phương châm đã đề ra hơn.
Thông điệp, có nội dung không rõ ràng
Một nhu cầu cần tránh khi viết e-mail bài bản và chuyên nghiệp đây là nội dung không rõ rệt. Email thực chất là việc kết nối, liên lạc, thế cho nên nếu bạn không hiểu rõ nội dung mà mình đang có nhu cầu muốn truyền tải thì vô tình đã làm mất tác dụng của thư điện tử. Nếu bản thân bạn cảm thấy thông điệp của bạn không rõ nét, thì nên sửa chữa nó trước khi gửi. Không những thế, khi ban đầu soạn một email, nên tâm trí kỹ về điều bạn thích trình diễn, yêu cầu và tin tức bạn có nhu cầu muốn truyền đạt. Như thế, bạn mới không bị sa lầy vào các điều không hữu ích khi viết email.
Chúng ta thấy đấy, để viết được một email bài bản và chuyên nghiệp, làm nổi bật bản thân không còn khó. Miễn là bạn lưu ý hơn trong phương thức trình bày, văn phong và né tránh một vài sai lầm như trên. Có như vậy, bạn mới thiết kế được một tấm hình lịch lãm, chuyên nghiệp trong góc nhìn mọi người xung quanh. Chúc bạn thành công xuất sắc trong công danh của chính bản thân mình.
