Để một sự kiện hoàn hảo phải là sự tổng hợp của một số yếu tố khác nhau. Ngoài việc sắp xếp địa điểm, một số người tham dự thì người tổ chức nên phải cân nhắc tới rất lớn yếu tố khác. Trong đó, yếu tố thời gian là một trong những yếu tố cực kỳ chủ yếu để sự kiện diễn ra đúng như kế hoạch.

Một trong nhiều rủi ro mà nhà thực hiện sự kiện cần lưu ý đó là trong thời gian bạn chọn có sự kiện nào khác diễn ra không? Nếu có thì event đó có liên quan gì đến sự kiện bạn dự định thực hiện hay không? Ngoài ra ảnh hưởng của mùa cũng ảnh hưởng không nhỏ phải bạn phải dự liệu điều này ngay từ lúc lên kế hoạch.

cong ty to chuc su kien tat nien

Trước hết là yếu tố thời tiết và “mùa” trong năm

Thường thì mùa cưới là từ tháng chín tới tháng giêng là thời gian có những đám cưới diễn ra; tháng của lễ hội là tháng hai và tháng ba. Bạn phải quan tâm đến các vấn đề như thế nào khi quyết định thực hiện một sự kiện. Bên đó thì yếu tố thời tiết, vào thời điểm bạn dự định thực hiện event thời tiết nóng hay lạnh, mưa hay là nắng; và điều kiện từ phía nhà cung cấp ra sao, có đáp ứng được với thời tiết đó hoặc là không.

event bạn tổ chức là thuộc loại hình nào, khách mời là một vài người như thế nào

công ty tổ chức sự kiện tất niên

Đối với việc tổ chức các event giới thiệu sản phẩm, hội thảo thì phải tổ chức vào đầu mùa vụ tiêu dùng. Cụ thể, đối với một số mặt hàng như xe ô tô thì mọi người thường tổ chức đa số lễ giới thiệu vào mùa thu, thường vào thời gian này là thời điểm để những nhà sản xuất và nhà phân phối gặp nhau để miêu tả về các kiểu dáng và công nghệ xe mới.

Đối với sản phẩm là quạt, máy điều hòa thì miêu tả vào đầu mùa hè, thời điểm bắt đầu của nhu cầu sử dụng một vài thiết bị làm mát không khí.

Đối với thời trang thì thường thực hiện diễn tả vào đầu thu, lúc này là lúc bắt đầu “mùa” mua sắp cho dịp cuối năm.

Đối tượng khách mời: Nhà tổ chức event cần đảm bảo rằng thời gian được lựa chọn phù hợp với công ty chủ event và khách tham dự. Việc chọn thời gian mà thời tiết khí hậu thuận lợi, một vài dịch vụ cung ứng vào kỳ nhu cầu thấp cũng sẽ tăng giá trị ưu điểm cho một số người tham gia.

Chẳng hạn đối với khách sạn có nhiều phòng trống, người tổ chức sự kiện có thể thương lượng để khách sạn tăng thêm giá trị cho khách tham dự như:

– Lễ đón tiếp nhận phòng

– Thêm nhiều tiện nghi trong phòng hay quà

– Đăng ký phòng nghỉ sớm