Trong bất kỳ event lớn hay nhỏ thì một người lập kế hoạch luôn giữ vai trò nhất định. Kế hoạch là “bản đồ” để bạn đi tới cuối sự kiện một cách có trình tự, đường hướng để “hiện thực hóa” ý tưởng. Có thể nói, việc triển khai thực hiện chương trình hoàn chỉnh sẽ đưa ý tưởng đến với khách mời một cách thức hoàn thiện, nếu như ý tưởng perfect đến mấy mà không tổ chức ổn thì sẽ dẫn đến rất nhiều vấn đề. Trong các công ty và doanh nghiệp nhỏ thì rất nhiều nơi họ tự đứng ra thực hiện một sự kiện cho chính mình.

dịch vụ tổ chức lễ khai trương

Xác định chắc chắn mục tiêu của sự kiện

Yêu cầu khi xác định mục đích là phải rõ ràng, càng rõ ràng thì càng đơn giản làm việc. Chắc chắn một điều rằng bạn không thể làm việc một mình ở tất cả các bước. Hơn nữa, nếu xây dựng kế hoạch theo nhóm thì nhất thiết phải có sự đồng bộ. Mọi người phải không ai được mơ hồ về đích đến event thì việc lên ý tưởng cho toàn bộ chương trình mới thống nhất. Có rất nhiều đích đến thông dụng như: bán hàng, tăng sự thường gặp thương hiệu, gắn kết khách hàng với thương hiệu... Bạn phải viết kế hoạch cách nào để khi sự kiện kết thúc, hầu hết các khách mời phải hướng tới đích đến ban đầu đó.

Phản biện và thống nhất kết quả cuối cùng

Phải có người trao đổi, thảo luận để phản biện đối với ý tưởng của bạn. Một nhóm sẽ giúp đỡ kế hoạch hoàn thiện hơn, phù hợp hơn với bối cảnh hiện ở của thương hiệu. Kĩ năng Brainstorming của người lập kế hoạch là yếu tố kiên quyết giúp đỡ cả nhóm đưa ra các ý tưởng bổ sung. Sự phản biện và tính toàn diện cần phải liên tục được nêu ra trong tất cả những lần thảo luận của nhóm. Sau khi đã thống nhất một bản kế hoạch tốt thì bạn trình kết quả đó cho lãnh đạo xem xét và quyết định.

Tiến hành truyền thông toàn diện cho sự kiện

To chuc Tet trung thu cho thieu nhi

Người lập kế hoạch cần phải có cái nhìn tổng thể để kiểm soát toàn bộ, truyền thông báo chí, mạng xã hội, truyền thống trước –trong – sau event, tất cả phải được kết hợp hài hòa và có trọng tâm để kế hoạch diễn ra thành công trên thực tế.

Bạn cũng nên phải lưu ý tới truyền thông nội bộ, bởi lẽ thực sự đã có rất nhiều thương hiệu tập trung làm truyền thông bên ngoài nhưng lại quên đi điều chủ yếu nhất và cơ bản nhất là truyền thông nội bộ. Người trực tiếp phụ trách đa số mảng khác nhau, dù lớn hoặc nhỏ của sự kiện đều cần phải hiểu sâu sắc về đích đến của event thì rất khó để công chúng mục đích có thể hiểu và đạt được mục đích truyền thông khi tổ chức sự kiện.