Khách mời là một thành phần chủ yếu có khả năng quyết định sự kiện được thực hiện có tốt đẹp hoặc không. bởi vì thế hầu hết đa số nhà thực hiện sự kiện đều chú trọng đến việc quản lý tốt khách mời tham gia event. Để làm tốt nhất việc này người tổ chức event cần phải biết cách thức thực hiện, lên kế hoạch và có khả năng xử lý những sự cố có thể xảy ra.

cong ty to chuc su kien tat nien

Vậy để quản lý tốt nhất khách mời tham dự event bạn cần phải sử dụng đa số biện pháp nào? Hãy tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi cung cấp thêm dưới đây.

Xác định đối tượng khách mời tham dự event là ai?

Với tư cách là một người thực hiện event cho doanh nghiệp thì bạn cần phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thêm một danh sách số lượng khách mời là bao nhiêu và đối tượng là các ai. Sau khi đã nắm trong tay danh sách khách mời thì bạn nên phối hợp với phía doanh nghiệp để tiến hành gửi thiệp mời đến khách hàng nếu như có thể bạn có thể gọi điện để xác nhận sự có mặt của khách mời trong sự kiện.

Sau khi đã làm việc này thì bạn sẽ nắm trong tay chính xác danh sách khách mời sẽ có mặt trong sự kiện. tại vì thế trong quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện bạn nên gọi điện trước cho khách mời khoảng hai ngày để chắc chắn danh sách khách mời chính thức chuẩn nhất. Bên cạnh đó bạn cần phải chuẩn bị sẵn đa số phương án dự phòng để xử lý các tình huống phát sinh liên quan đến khách mời trong quá trình sự kiện được diễn ra.

Chuẩn bị khu vực check in cho khách mời

Điều này rất cần thiết khi tổ chức sự kiện, điều bạn cần làm là bố trí từ 2 tới 4 chiếc bàn cùng một vài đa số PG các người này sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn việc check in cho khách mời đến tham dự sự kiện. Bạn cũng cần có sự đặc biệt quan tâm đến một vài nhân vật quan trọng hay đại diện của cơ quan truyền thông khi họ tham dự event bằng cách sắp xếp thêm một chiếc bàn riêng để check in.

to chuc le khai truong showroom

Bên cạnh đó, để tránh sự ồ ạt, chen lấn ra vào, bạn nên bố trí thêm 2 PG đứng phía trước hàng để check in. Ngoài ra, tùy theo đặc điểm của sự kiện được thực hiện mà bạn có thể đặt thêm khá nhiều bàn có nhiệm vụ check in khác nhau nhằm hạn chế việc tập trung quá đông khách mời ở một khu vực như bàn ghi danh lấy thông tin, bàn tặng quà door gift, bàn cài hoa lên áo.