Sự kiện nào cũng vậy khi tổ chức bạn phải tuân thủ theo một quy trình nhất định, có như thế bạn mới có thể hạn chế bớt những nguy cơ thất bại có thể xảy ra trong quá trình tổ chức. Event đấu thầu cũng thế bạn phải tuân thủ theo quy trình như vậy bạn mới có thể tổ chức tốt đẹp, đem đến sự hài lòng cho khách hàng khi tham dự.

Tổ chức Tết trung thu cho thiếu nhi

Vậy sự kiện đấu thầu được thực hiện theo quy trình nào? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi đưa ra dưới đây.

Xác định quy trình thực hiện như thế nào?

Đây là quy trình thường được bất kỳ tổ chức đại diện nào, ở bất kỳ cấp nào, họ có trách nhiệm chọn đơn vị nào sẽ tổ chức một event và yêu cầu mỗi thực hiện đối thủ đưa ra đề xuất chi tiết cách tổ chức event. Mục đích chính của quá trình đấu thầu là: Đưa ra đề xuất thầu và đệ trình tài liệu cho cơ quan lựa chọn trước ngày yêu cầu. Từ đó những đơn vị tổ chức có thể trả lời các câu hỏi của người lựa chọn.

Lên kế hoạch chi tiết cho event

Điều bạn cần làm là chuẩn bị hồ sơ event để người đọc hồ sơ có thể biết về các địa điểm thích hợp tổ chức sự kiện của họ. Hồ sơ nên đưa ra những cơ sở vật chất có sẵn của địa điểm đó. Cần có những diễn tả chi tiết khán giả sẽ thích gì, cần gì. Từ đó lồng ghép vào trong hồ sơ địa điểm gợi ý sẽ đáp ứng được những gì khán giả mong muốn. Đừng quên những địa điểm công cộng, bãi đỗ xe để khán giả có thể dễ dàng tới địa điểm đó, kể cả là người đi bộ, người sử dụng phương tiện cá nhân hay phương tiện công cộng. Chuẩn bị chương trình event về ngày tháng thực hiện.

Chuẩn bị ngân sách thực hiện event

Thực hiện đấu thầu cho sự kiện này nên dự thảo ngân sách chi tiêu có thể có. Việc dự toán rất quan trọng, thể hiện được sự chuyên nghiệp và tầm nhìn của đơn vị đấu thầu. Đồng thời hỗ trợ nhà lựa chọn cân nhắc, định vị được nên chọn đơn vị nào phù hợp với ngân sách họ đang có.

tổ chức lễ khai trương

Đồng thời nhà thầu cũng có thể thu lãi bằng việc bán nước, quầy đồ ăn tự động,… các hình thức thu nhập này nên được phản ánh trong ngân sách trong đề xuất sự kiện. Bạn cần chuẩn bị phần mục đích trong hồ sơ event bởi tài liệu này có thể được xem từ nhiều bên có liên quan.